ビジネスにおける情報伝達手段は時代の変化とともに多様化してきたが、そのなかでも「fax」は長い間重要な役割を果たしてきた機器である。紙文書をそのまま画像化し、宛先のfax機へ送信するというプロセスは、電子メールやウェブサービスが発達する以前から広く用いられてきた。faxがビジネス現場に普及した最大の背景には、情報の即時性・証拠性・物理的な原本性といった特徴傾向による実務上の利便性が挙げられる。一つの文書を送受信するだけで、双方に同じレイアウトの資料をほぼ同時に届けることができ、その文書がタイムスタンプや署名などの形で記録となり得る点は評価が高かった。送信の手順が簡便であり、電話回線さえあれば専用のネットワーク環境が不要で各拠点間で即座に情報をやり取りできることも、faxの普及を後押しした要素の一つと言える。
特に大量の取引先や関係各所へ定型的に案内状や発注書、請求書を送る場合には、faxの自動送信機能が実用性を高めた。書類原本への手書きによる加筆や押印も紙媒体のまま行えたため、電子化が完全には行き届かない分野や業種でもfaxの需要は続いている。ビジネス上でfaxが重要視されてきたのは、セキュリティや信頼性にも理由がある。fax通信は電話回線を利用するため、第三者による不正侵入が比較的困難と考えられてきた。また、送信後は控え用紙や電子データで送信履歴を残せるため、書類送付の証拠保全にも役立ってきた。
こうした理由で機密情報のやり取りや確実な送達が必須となる契約書や重要通知の送信手段として、faxを指定するケースも珍しくなかった。また、受信側が紙に印刷された書類をそのまま確認できるため、データ変換によるレイアウト崩れや文字化けの心配が少ないという声も聞かれる。一方でfaxには制約もある。電話回線の混雑や機器故障、紙詰まりやトナー切れなど物理的トラブルが発生すると、重要な送信が遅延・失敗する恐れがある点は古くから指摘されてきた。また、ファクス文書は受信側で紙媒体として保管することになるため、保管スペースやアーカイブ管理の手間も伴っていた。
さらに、一回の送信で同じ枚数分のコスト（紙や消耗品）がかかるため、大量文書のやり取りにはランニングコストが膨らむという問題点も見逃せない。業務環境にパソコンやモバイル端末が普及しつつある中でも、faxを利用した送信ニーズが完全には無くならない背景には、日本独自の商習慣や規定の影響が大きい。業界によっては、取引先からfaxによる送信・受信を強く求められることもあり、全てを電子化できないケースがあるためである。加えて、即時性や緊急性が求められる際にはfaxの「受信音」により着信をいち早く把握できるという利点が評価される。電子メールだと読まれるタイミングがバラつくが、faxの場合は送信と同時に受信側で自動的に出力されるため、ビジネスの現場では迅速なアクションにつながってきた。
昨今では、faxも周辺技術の発展によって多様化している。紙台帳と連動せず、パソコン上からfaxデータを直接送受信できるサービスや、送信履歴・受信文書を電子的に管理できるシステムが登場し、従来の制約部分を軽減する動きが続いている。クラウド型のfaxサービスは、外出先やテレワーク環境からもfax送信が可能なため柔軟な働き方へ貢献している。紙資源の節約に関心が高まる中、受信したfax文書を自動的にデータ化し、サーバー保存や必要時だけ選択印刷する機器を導入するビジネスも増えている。しかし完全な電子化には今なお課題が残されている。
書面への押印やサインが取引証憑の一部となる場面や、法律上「書面での交付」が求められる帳票類の扱いなど、fax送信を選択せざるを得ない書類は少なくない。またfaxアドレス帳への誤入力、宛先間違いなどヒューマンエラーによる誤送信も、ビジネスにおけるfax運用の注意事項となっている。まとめるならば、「faxによる送信」という手法には、ビジネスの歴史に根ざした実用性がある一方で、業務効率化やペーパーレス化への課題も抱えている。今後も新旧技術の融合により、faxはより柔軟でセキュアなビジネスツールへ変化を続けていくであろう。業務現場では、伝統的なfax送信技術と新たなICT技術をそれぞれの特性に応じて使い分け、最も適切な情報伝達手段を選択する判断力が、ビジネスパーソンに求められている。
ビジネスにおける情報伝達手段は時代と共に変化してきたが、faxは長い間、即時性や証拠性、原本性といった実務上の利便性で重要な役割を果たしてきた。電話回線のみで手軽に送信でき、送信履歴も保全しやすい点は、契約書や重要通知など信頼性が求められる場面で重用されてきた一因である。また紙媒体で手書きや押印ができる柔軟性や、受信時の「音」による即時認識なども、他の電子的手段にはない強みとして現場で評価されている。一方で、faxには機器の物理トラブルやコスト、紙による保管管理の煩雑さなど古くからの課題も存在し、電子化やデジタルコミュニケーションの進展によって相対的な存在感は薄れつつある。しかし、取引先の要求や業界慣習、紙に印刷された書面の法的拘束力など、日本独自のビジネス環境ではfaxが依然として必要不可欠な場面が多い。
近年では、送信履歴や受信文書の電子管理、クラウドサービスの導入など、faxもICT技術と融合し業務効率化やペーパーレス化に寄与するサービスが登場している。今後もfaxは、伝統と新技術それぞれの利点を活かしながら、ビジネス現場で柔軟かつセキュアな情報伝達手段として役割を果たし続けていくだろう。情報の性質や用途に応じて最適な伝達方法を選び分ける判断力が、今後のビジネスパーソンにはより一層求められる。