多くの商取引が電子化される以前、業務のやりとりに活用された通信手段のひとつにfaxがある。これは「ファクシミリ」の略であり、画像や文章などの情報が紙面に印刷された状態のまま電話回線を利用して相手先に送信できる仕組みをもつ。この画期的な技術は瞬く間に企業や官公庁の情報伝達インフラとして普及し、その後の業務効率化や標準化の流れのなかで重要な役割を果たし続けてきた。faxの大きな特長は、手書きや印刷物など紙媒体の情報をそのまま送信できる点にある。ビジネスの現場では、受発注書・見積書・契約書・請求書などの各種書類をfaxでやり取りする場面が長く続いてきた。
また、相手がどこにいても、fax番号さえ正確であれば、瞬時に情報の送付が可能であり、電話回線を利用開始したその日から特別なソフトウェアやネットワーク知識がなくとも運用できるのが普及の背景と言える。この通信手段には、紙の資料を正確に複製する能力が問われた時代背景が大きく反映されている。すべての情報を電子化し保存や送信することが難しかった時期に、faxはビジネスでの「即時性」と「書面証拠性」を両立した実務ツールとして価値を持つことになった。送信側は原本の書類を端末で読み取り、その情報が逐語または画像レベルで受信側の紙面に再現される。そして受信した側は、到着した時刻や内容などを印刷物として保管することで証跡（エビデンス）の役割をもたせることができた。
また、faxの利用が続く理由として、手書きによる記入欄が設けられた書式や単純なチェック事項のやり取り等、紙ならではの利便性を活かした業務プロセスが根強く残っていることがあげられる。全員がパソコンやインターネット環境を同じように使うのが難しい現場や、機密性の高い情報の閉域通信が必要とされる場面など、現在もfaxの送信は現役で稼働している。一方で、通信技術とデジタル化の波に乗り遅れないためにはfax活用上の課題点も議論され続けてきた。たとえば、faxは紙の使用量が多くコストがかかるという指摘がある。紙やインク、印刷機器のメンテナンス費用に加え、送信ミスや誤送信を防ぐ仕組みが乏しいという側面も否定できない。
また、受信時点でその内容を受信者本人しか確認できないため、組織内で情報共有の手間が増えることもあった。加えて、電話回線を長時間にわたり占有してしまったり、回線トラブルによる送受信の遅延など、リアルタイムな双方向通信に比べると多少のタイムラグやロスが発生する場合もある。それでもfaxが使われ続けている理由として、業法上で原本書類や直筆の署名・捺印済みの書類の送付が今なお求められる分野が少なくない点が挙げられる。法的証拠効力において、「電子データよりも書面のほうが優先される」といった風潮や規定のため、デジタル化が進行する一方でfax送信のニーズは完全に消えないのである。特に営業現場や地方の事業者など、インフラ面で電子化へ素早く移行できない層からは一定の需要がある。
さらに、近年では既存の電話回線を用いずに、インターネット経由でfax相当の機能を実現する「ペーパーレスfax」型サービスが登場した。これらは紙に印刷せずに、内容を画像データとして取り込むことや、受信情報をメール通知やクラウド保存で管理することができる点で従来型機器よりも効率が良い。これにより、従来の運用フローをある程度維持しつつ、運用コストやセキュリティの向上を実現している場合も増えている。ビジネス上のfax送信は、今後も一定の役割を持ち続けると考えられるが、業務効率化や情報セキュリティ向上、人為的ミスの低減などを考慮した際に、それぞれの現場で本当に必要な運用方法を見直す動きが求められている。すでに完全な電子化を実現した企業もあれば、faxと電子メール、webフォームなど複数の通信方法を併用する場面も多い。
それぞれの機能と役割を理解し、無理なく合理的な運用を目指すことが、現代の業務プロセスにおける重要な課題である。faxを中心としたビジネスのやり取りは、過去から今日まで多様な変遷や課題を経験してきた。その過程を振り返り、fax送信による情報伝達の利便性と課題、今後のあり方について総合的に検証してみることは、どの組織にとっても有意義である。業界や地域、業務内容ごとの実情に沿った見直しとアップデートを重ねながら、faxを含む多様な通信手段の最適な選択と運用が、時代に合ったビジネス推進の鍵となるだろう。faxは、商取引の電子化以前から紙媒体の情報を手軽かつ迅速に送信できる通信手段として広く普及してきた。
手書き書類や契約書など、原本性や直筆署名が重視される場面に強みがあり、電話回線さえ用意すれば難しい知識なしで即日運用できるという手軽さも、業務インフラとして定着した理由である。一方で、大量の紙やインクのコスト、送信ミスや情報共有の手間、通信トラブルなど運用上の課題も指摘されてきた。近年は電子化やペーパーレス化が進み、fax利用の場面は徐々に減りつつあるものの、法的要件や既存業務フローの都合から依然として一定の需要は残る。特に地方やインターネット環境の整備が進んでいない現場、機密性や証拠性が求められる取引においては、faxの即時性と書面証拠性が評価されている。最近では、インターネットを活用したペーパーレスfaxサービスの登場によって、従来型faxの利便性を維持しながらコストやセキュリティ面の改善も図られている。
今後は完全なデジタル化への移行も視野に入れつつ、業界や現場の実態に即したfaxの運用方法を見直し、最適な通信手段を選択することが重要となる。それぞれの企業や組織が、合理的な情報伝達・管理の手法を追求し続ける姿勢こそが、時代に即した業務効率化と競争力向上の鍵と言えるだろう。